כדי לשמר ולפתח עסק מוצלח, חשוב לייצר סביבה המבוססת על שיתוף פעולה וקשר אישי בין העובדים בחברה. אחת הדרכים הטובות ביותר להשגת מטרה זו היא לקיים אירוע חברה מוצלח, שיצור חוויה משותפת ומעצימה לעובדים אותה יוכלו למנף ליחסי עבודה וקשרים בין אישיים חזקים יותר.
ישנם מספר אלמנטים מרכזיים שנרצה לשים לב אליהם כחלק מצ׳ק ליסט לאירוע חברה מוצלח.
מטרת הערב חברה
השלב הראשון והחשוב ביותר הוא להגדיר את מטרות האירוע. לאחר מכן נוכל לפנות לתכנון ספציפי יותר בנוגע לאופן בו האירוע יראה בשטח. לדוגמא, אירוע חברה שמטרתו שיפור היכולות המקצועיות של הצוות יכלול בלב האירוע הרצאות מקצועיות.
להגדרת המטרות לאירוע השלכות ישירות על שאר המרכיבים בצ׳ק ליסט. הגדרת מטרות לא נכונה תגרור אחריה אפקט שרשרת שיפגע באיכות האירוע בכל פרמטר שנדון בו בהמשך.
תקציב
יש לקבוע מסגרת תקציבית בהתאם ליכולותיה של החברה לאור המטרות שהוגדרו. ככלל, נרצה לקחת בחשבון תוספת של עד כ-10% בתקציב להוצאות לא מתוכננות. בנוסף, נשאף להשתמש ברוב התקציב לאור המטרה העיקרית של האירוע, בכדי למנוע מצב עתידי בו נבזבז חלק ניכר מהתקציב על אלמנט שמבחינתנו הוגדר כשולי באירוע, דוגמת תאורה.
לוח זמנים
נשאף לתכנן את לוח הזמנים של האירוע מבעוד מועד, על מנת שנוכל לשמר יכולת תגובה לשינויים. לצורך תכנון מיטבי, נגדיר מטרות ביניים ונחלק את פרק הזמן לפני האירוע לסגמנטים. לדוגמא, בתכנון שנתי, ישנה שיטה לפיה נפרק את לוח הזמן לתשעה חודשים לפני האירוע, לאחר מכן שישה, ארבעה, חודשיים, חודש, שבועיים ולבסוף שבוע לפני ונבחן את היעדים.
קהל היעד
בתחילת התהליך, נרצה להכיר לעומק את קהל היעד שעתיד לקחת חלק באירוע. בהקשר זה, נאפיין את הצרכים והרצונות של קהל היעד. בנוסף, נאמוד את מספר המשתתפים הצפוי לשם היערכות מיטבית. באופן זה, נמנע מצב בו נסיים את האירוע עם עודפים או חוסרים של משאבים.
סגנון ופורמט
נבחר כיוון דומיננטי לאורו יתנהל האירוע. לדוגמא, האם מדובר באירוע מקצועי אליו נזמין מרצים מקצועיים בתחומם או שמא אירוע שעיקרו חוויה חברתית שאליו נזמין הופעה מוזיקאלית, קומית וכדומה, כמו למשל
מנטליסט לאירועים, סטנדאפיסט או זמר מרכיבים אלה יתנו את הטון ויתרמו להצלחת האירוע.
כלל נמליץ להוסיף פן חוויתי ושונה גם אם עיקר האירוע מקצועי, שכן מחקרים מראים שכשאר מצליחים לגרום לאנשים להיות מעורבים רגשית באירוע הם משפרים את יכולות הלמידה והזיכרון שלהם.
זמן ומרחב
כמו שכל סוכן נדל״ן מכיר היטב, מיקום מיקום ומיקום. בחירת מיקום האירוע הינה אחד הגורמים המשמעותיים ביותר בעניין הצלחתו, שכן המיקום והזמן של האירוע עשויים להעצים או להפיל את הרעיון שעמד מאחוריו. למשל, גם בהנחה וביצענו החלטות מיטיבות עד כה, בחירת אולם קטן מידי או שטח פתוח ביום גשום עשויים להשפיע לרעה.
